Infradox XP is gebaseerd op het systeem dat fotobureau’s gebruiken – al dan niet voor de commerciële exploitatie van hun archieven. XP biedt een enorme hoeveelheid professionele functies en mogelijkheden en is gemaakt voor bestanden van één fotograaf of artiest. Op onze infradox.com website vindt u uitgebreide omschrijvingen en tal van “knowledge base” artikelen. Op deze pagina vindt u een weergave van een deel van de functies en mogelijkheden.
Sommige functies/mogelijkheden zijn versie-afhankelijk, kijk hier voor een overzicht: Infradox XP
Zoekfuncties
Al uw metadata wordt “full text” geindexeerd. Dat betekent dat u op alle velden kunt zoeken. De zoekmachine ondersteunt zogenaamde Boolean operators zodat u bestanden kunt zoeken met één of meer woorden, foto’s die bepaalde woorden juist niet bevatten, foto’s die alle gezochten woorden bevatten enzovoort. Ook zogenaamde “phrase searches” worden ondersteund. Door een zoekopdracht binnen aanhalingstekens te plaatsen wordt naar de letterlijke tekst gezocht. Het zoeksysteem ondersteunt ook zgn. “wildcards”. Daarmee kunt u zoeken naar woorden die beginnen of eindigen met uw zoekopdracht, of woorden die u zoekopdracht bevatten. U kunt foto’s een waardering geven waarmee u bijvoorbeeld zorgt dat u beste werk eerst verschijnt in zoekresultatten.
Zoekfilters
Het systeem ondersteunt standaard zoekfilters (beeldorientatie, beeldtype, rechten, kleur/zwart-wit etc.), alsmede filters die u zelf kunt instellen. Denk bijvoorbeeld aan geslacht, leeftijd, opname-standpunt, één persoon of groepen, type fotografie, landen waar het beeld is gemaakt en wat u verder ook aan informatie bij uw bestanden opslaat. Kijk voor voorbeelden op www.trevillion.com (fotografie voor boekomslagen) en www.mindenpictures.com (natuur). Met het krachtige zoekfiltersysteem kunt u zoekresultaten dynamisch verfijnen of juist verbreden. Maar u kunt het ook gebruiken om bepaalde bestanden te verbergen of juist alleen zoekbaar te maken voor bepaalde gebruikers. Zo kunt u bijvoorbeeld werk dat u voor opdrachtgever A heeft gemaakt, verbergen voor opdrachtgever B enzovoort.
Gebruikersbeheer
Met uw XP website beheert u een onbeperkt aantal gebruikersaccounts. U kunt uw website ook afschermen zodat alleen bezoekers met een account uw archief kunnen doorzoeken. U kunt de rechten per gebruiker instellen (mag iemand direct downloaden, moet er online betaald worden, wil u eerst een bestelling controleren voordat u download rechten aanzet et cetera). En u kunt zoekfilters gebruiken om er bepaalde bestanden te verbergen voor bepaalde gebruikers. Gebruikersaccounts kunt u toevoegen aan organisaties zodat u voor alle accounts van een organisatie alles in ééns kunt regelen. Zowel de rechten als bijvoorbeeld prijsafspraken. Als nieuwe gebruikers zich registreren dan krijgt u daarvan bericht en u kunt instellen of nieuwe accounts automatisch toegang krijgen, of u kunt dat per geval bepalen. Per gebruiker kunt u zien wanneer zij zijn ingelogd, waar zij op hebben gezocht, welke foto’s zij hebben bekeken, wat zij in hun bestelmand hebben, welke lightboxes zij hebben – en nog veel meer. U kunt ook lightboxes en orders maken in uw gebruiker accounts.
Bestanden aan het archief toevoegen
Met de ingebouwde uploader maar ook met FTP kunt u eenvoudig nieuwe bestanden uploaden. Metadata in de IPTC/XMP wordt automatisch uitgelezen en u kunt de uploader instellen om de metadata velden te tonen. Zodoende kunt u ook tijdens het uploaden uw data direct controleren, wijzigen en toevoegen. Bijvoorbeeld titels, trefwoorden, beschrijvingen enzovoort – maar ook eventueel restricties. Denk aan model/property release, beschikbaar voor commercieel, redactioneel gebruik of beide, beschikbaar voor Rights managed of Royalty Free licenties et cetera. De uploader is ook te koppelen aan de ingebouwde (hiërarchische) trefwoordenlijsten en u kunt ook trefwoorden overnemen van eerder beschreven foto’s in uw archief.
Er worden automatisch diverse versies van uw bestanden gemaakt (i.e. thumbnails en previews in diverse maten) en u kunt kunt desgewenst automatisch een watermerk op uw foto’s plaatsen. Ook kunt u bepaalde gegevens zichtbaar op de foto’s laten plaatsen. Bijvoorbeeld uw naam en het fotonummer. Handig als gebruikers uw foto naar hun desktop slepen en later niet meer weten waar de foto vandaan kwam als ze de foto willen bestellen/downloaden.
Metadata toevoegen of wijzigen
U kunt met uw beheerdersaccount de metadata van uw bestanden op elk moment toevoegen of wijzigen. Dat kan per bestand, maar er is ook een ingebouwde batch functie aanwezig waarmee u meerdere bestanden tegelijk kunt wijzigen. Met XP Pro kunt u zelfs automatisch synoniemen en gerelateerde trefwoorden toevoegen op basis van uw trefwoordenlijsten die u zelf onderhoudt met de ingebouwde “controlled vocabulary”. En op dezelfde manier kunt u zelfs trefwoorden automatisch vertalen. U kunt verder instellen welke metadata terug geinjecteerd moet worden in uw foto’s op het moment dat een klant een foto download. Per bestand wordt uiteraard bijgehouden hoe het is gebruikt, in welke lightboxes, galleries, orders en facturen het bestand voorkomt, of er restricties danwel reserveringen zijn. En alles is uiteraard eenvoudig te bekijken.
Offerte-aanvragen
U kunt een offerte knop aanzetten op de preview pagina’s (waarmee foto’s groter bekeken worden). Het formulier kunt u naar wens instellen en u ontvangt een notificatie per e-mail als er een nieuwe aanvraag is. U kunt over offertes met uw klanten communiceren via de website en u kunt uiteraard prijzen opgeven en de status bijhouden. Verder kunt u offertes omzetten in orders. Het is ook mogelijk om de offerteknop alleen te tonen als gebruikers niet ingelogd zijn. En om de knop te verbergen als er voor een klant prijsafspraken zijn vastgelegd.
Online orders
Uw website gebruikers kunnen bestanden in hun bestelmandje plaatsen en uiteindelijk hun bestelling afronden. Of zij de bestanden direct kunnen downloaden, of zij eerst on-line of off-line moeten betalen, dat bepaalt u desgewenst per gebruiker. U krijgt notificaties per e-mail als een nieuwe order wordt gemaakt. Het ordersysteem ondersteunt online betalingen – zowel voor- als achteraf – met Paypal (andere betaalmogelijkheden volgen eerdaags), betalingen in buitenlandse valuta, prijsafspraken, een prijscalculator voor Rights Managed licenties, prijzen afhankelijk van de betandsgrootte voor Royalty Free foto’s. Met XP Pro kunt u beeldgebruik ook direct of periodiek factureren. Het ordersysteem ondersteunt restricties die u aan gebruikers en/of bestanden heeft toegevoegd. Zo kan een bestand bijvoorbeeld gereserveerd zijn of exclusief verkocht in een bepaald land of voor een bepaald doel.
Gallery management
Met XP websites kunt u een onbeperkt aantal galleries maken, hierarchisch onderverdeeld in groepen en eventueel met toegangscontrole. Het Infradox galleries systeem is heel krachtig en biedt veel functies en toepassingsmogelijkheden. Zo kunt u galleries met een password beveiligen of alleen zichtbaar maken voor bepaalde gebruikersaccounts. Met het gallery systeem groepeert u bestanden die bij elkaar horen, bijvoorbeeld de foto’s van een shoot of uw werk voor een bepaalde opdrachtgever – maar ook beeldverhalen, gebeurtenissen, sportwedstrijden of onderwerpen. Er zijn tal van instellingen en layouts beschikbaar om uw galleries te tonen op uw website en u kunt ook uw eigen layout (laten) maken. U kunt uw galleries ook als full screen slideshow tonen. Ook kunt u het galleries systeem gebruiken om een categorie structuur te bouwen waarmee uw gebruikers eenvoudig foto’s per onderwerp kunnen oproepen. U geeft dan zoekopdrachten op per categorie zodat ook nieuwe foto’s automatisch tevoorschijn komen.
Factureren
Met XP kunt u beeldgebruik factureren. De factuurlayout is configureerbaar met uw eigen logo en instellingen. Factureren kan zowel direct per order als periodiek, bijvoorbeeld alle orders in de afgelopen maand van uw vaste klanten op één enkele verzamelfactuur. Facturen kunnen vanuit het systeem als PDF worden verstuurd en desgewenst geeft u uw klanten toegang op uw website tot al hun facturen. Zo kunnen zij ook zelf zien wat er nog openstaat en eventueel een factuur opnieuw downloaden. U kunt ook facturen maken die niets met beeldgebruik te maken hebben, bijvoorbeeld voor een shoot, een verkochte fotoafdruk et cetera. Met Infradox XP kunt u verder ook herinneringen versturen (zowel per factuur als voor geselecteerde facturen in ééns). Uw betalingen registreert u ook met XP.
Reserveringen en restricties
U kunt tijdsgebaseerde restricties toepassen (bijvoorbeeld als een foto niet mag worden gebruikt tot een bepaalde datum) en u kunt reserveringen voor bestanden maken zodat anderen de foto tijdelijk niet kunnen downloaden. Zulke restricties worden automatisch geactiveerd en gedeactiveerd op basis van de opgegeven datums. U kunt er voor kiezen dergelijke restricties voor uw klanten op uw website zichtbaar te maken, of het alleen bijhouden voor eigen gebruikt. U kunt restricties. Er kunnen automatisch herinneringen verstuurd worden wanneer restricties of reserveringen bijna verlopen en u kunt restricties/reserveringen alleen voor bepaald gebruik en/of voor bepaalde landen laten gelden. Verder kunt u ook model release en property release documenten uploaden voor foto’s of voor hele series in ééns.
Beeldresearch
XP websites beschikken over een functie waarmee u uw klanten beeldresearch-aanvragen kunt laten doen. Uw bezoekers kunnen referentiefoto’s (voorbeelden) uploaden om hun aanvraag te verduidelijken. Ook van dergelijke aanvragen krijgt u een notificatie per e-mail en het beheren van uw aanvragen is ingebouwd in de website. Zo kunt u erover communiceren met het ingebouwde berichtensysteem en de status van aanvragen bijhouden. Als u bestanden heeft die aan de aanvraag voldoen dan kunt u bijvoorbeeld een lightbox maken die u vervolgens via uw website verstuurt. Maar u kunt lightboxes ook delen zodat u samen met uw klant aan dezelfde lightboxes kunt werken. Het is zelfs mogelijk om berichten naar andere gebruikers die aan dezelfde lightbox werken te sturen.
Trefwoordsuggesties
Unieke trefwoorden worden automatisch uit uw data gehaald en apart opgeslagen, zodat u trefwoordsuggesties kunt tonen als uw gebruikers enkele letters in typen in de zoek functie. Zodoende krijgen zij alleen suggesties voor zoekwoorden die ook echt zoekresultaat zullen opleveren. Het is ook mogelijk om lijsten met woorden up te loaden als u meer controle wil over welke woorden als suggesties worden getoond.
Lightboxes
Lightbox functionaliteit vindt u in de meeste professionele stockfoto websites. Met deze functie kunnen gebruikers bestanden/foto’s als het ware apart zetten in hun eigen account. Bijvoorbeeld als zij research doen voor een bepaald project. Gebruikers kunnen lightboxes aan anderen sturen en deze kunnen bekeken worden zonder dat met hoeft in te loggen. Met XP kunt u – of uw gebruikers – ook samenwerken aan dezelfde lightboxes. Bij wijzigingen krijgen alle deelnemers een notificatie van de wijziging. Lightboxes kunnen uiteraard op elk moment omgezet worden in orders – en met uw beheersaccount kunt u altijd zien wat uw gebruikers in hun lightboxes hebben.
Statistieken en logs
Omdat XP websites een eigen database gebruiken (geen centrale database met data van andere websites), heeft u volledige toegang en inzicht tot alle informatie met betrekking tot het gebruik van uw website. U kunt zien wie online is, wanneer gebruikers hebben ingelogd, waarop is gezocht, welke foto’s in galleries, lightboxes, orders en facturen zijn opgenomen – en wat u verder ook maar wil weten over het gebruik. U kunt desgewenst dagelijks of wekelijks uw statistieken per e-mail ontvangen. En geconsolideerde statistieken worden opgeslagen in uw database zodat deze op elk gewenst moment snel opgeroepen kunnen worden.
Website configuratie
XP websites hebben tal van instellingen waarmee u functies aan en uit kunt zetten. En waarmee u de werking van functies kunt wijzigen. U kunt de kleuren eenvoudig aanpassen. U kunt fonts selecteren (Google fonts worden ondersteund). En u kunt eenvoudig uw website menu aanpassen met drag & drop. Allemaal zonder dat u enige kennis van HTML of CSS nodig heeft. Er zijn verder formulieren, bijvoorbeeld voor offerte-aanvragen, formulieren waarmee nieuwe klanten zich kunnen registreren enzovoort. Deze formulieren kunt u allemaal eenvoudig aanpassen. Zo stelt u in welke velden u wil gebruiken, welke velden verplicht zijn en wat voor teksten u voor de velden wil laten zien. Het aantal instellingen is te veel om hier te beschrijven, maar u kunt van ons aannemen dat u vrijwel elk detail van uw website eenvoudig kunt aanpassen.
HTML, CSS en Javascript
De teksten op verschillende pagina’s kunt u direct wijzigen terwijl u de website gebruikt. Wil u verdergaande wijzigingen doorvoeren, dan kunt u de ingebouwde editor gebruiken om bestaande pagina’s aan te passen of nieuwe pagina’s toe te voegen. Het laatste kan overigens ook zonder gebruik van de editor. U kunt zelfs de CSS wijzigen en Javascript toevoegen. Zo heeft u de volledige controle over hoe de website er uit ziet en wat er mee kan. Als u kennis heeft van HTML dan kunt u dit zelf doen, maar u kunt uiteraard ook derden inschakelen om dit voor u te doen. Xpertise-ICT is uiteraard ook beschikbaar voor dergelijke werkzaamheden, wij hebben veel kennis van het systeem omdat wij het in eigen beheer hebben ontwikkeld en voor veel klanten aan maatwerkaanpassingen hebben gewerkt.
Search Engine Optimisation
Er worden automatisch XML sitemaps gegenereert van al uw bestanden en pagina’s ten behoeve van zoekmachines als Google. Deze sitemaps worden automatisch door de zoekmachines geindexeerd. Al uw foto’s hebben ALT en TITLE tags op basis van uw metadata. Alle pagina’s zijn geoptimaliseerd voor zoekmachines en alle pagina’s hebben “canonical URL’s”. En u kunt uiteraard Google Analytics en Google Tag Manager gebruiken. Kortom, alles wat van belang is om in de bekende zoekmachines gevonden te worden is gewoon ingebouwd.
Sociale media en Community functies
XP heeft OGP ondersteuning ingebouwd en u kunt pagina’s (laten) delen op bijvoorbeeld Facebook, Twitter, Google+ en andere sociale media. Ook kunt u foto’s rechtstreeks gebruiken in andere websites (bijvoorbeeld uw WordPress blog).
Desgewenst kunt u de “Community” functies aanzetten waarmee bezoekers foto’s kunnen “Liken” en/of commentaar kunnen plaatsen.
Automatisch uploaden naar agenten
Met XP kunt u uw bestanden automatisch doorzetten naar websites van agenten die u vertegenwoordigen. Als uw agent een Infradox website heeft, dan is het proces volledig transparant. U kunt bestanden ook automatisch distribueren naar agenten op een ander platform via syndicatie. U bepaalt zelf welke bestanden wanneer worden verstuurd en dit kan zowel handmatig als automatisch.
API koppelingen
U kunt andere websites toegang geven tot uw archief met de Infradox 3rd partner API. Met de API hoeft u uw bestanden niet meer uit handen te geven. In plaats daarvan zoeken derden middels een live-verbinding in uw database en als een hoge resolutie bestand wordt gedownload dan wordt daar een order voor gemaakt in uw database. Zodoende houdt u altijd een vinger aan de pols.
Subdomeinen voor deelarchieven
U kunt subdomeinen gebruiken met aparte instellingen voor elk subdomein. Zo kunt u bijvoorbeeld een klant een eigen subdomein geven (bijvoorbeeld klantnaam.mijnwebsite.nl) met het eigen logo van de klant en alleen foto’s die u voor die specifieke opdrachtgever heeft gemaakt. U kunt zelfs andere kleuren en een aangepast menu gebruiken per subdomein.
Blog
Infradox websites beschikken over een ingebouwde blog functie met tot drie verschillende layouts voor uw blog overzichten en voor uw blog posts. Een geintegreerd blog biedt veel voordelen ten opzichte van een aparte blog website.